Politika zasebnosti

V tem dokumentu se nahajajo vse informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvajamo v podjetju ZZI d.o.o. (v nadaljevanju ZZI ali tudi ˝mi˝, ˝nas˝). Tu najdete informacije o namenih obdelave, pravni podlagi, vrstah osebnih podatkov, roku hrambe in vaših pravicah v zvezi z obdelavo.

1. Vse o nas

ZZI je upravljavec vaših osebnih podatkov in je odgovoren za obdelavo vaših osebnih podatkov. Osebne podatke bomo ščitili z ustreznimi ukrepi za preprečevanje nepooblaščenega razkritja, obdelave, izbrisa ali poškodovanja podatkov.

Podatki o upravljavcu osebnih podatkov:

• ZZI d.o.o.
• Pot k sejmišču 33
• 1231 Ljubljana - Črnuče
• Slovenija

Kontakt: dr. Rok Bojanc

e-mail: gdpr(at)zzi.si

2. Kako obdelujemo osebne podatke?

V ZZI osebne podatke obdelujemo zgolj na podlagi vnaprej določenih in zakonitih namenov. Osebne podatke obdelujemo zgolj za te namene – v primeru, da bi prišlo do dodatnih namenov obdelave osebnih podatkov, vas bomo o tem vnaprej obvestili.

Vsakršna obdelava osebnih podatkov poteka le na podlagi ustrezne pravne podlage, uporabljamo različne pravne podlage in sicer: pogodbeni odnos z nami, zakon, zakoniti interes, vaša privolitev.

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je to potrebno, da se izpolni namen, za katere smo jih zbrali. Po preteku roka hrambe osebne podatke izbrišemo oz. uničimo tako da rekonstrukcija osebnih podatkov ni več mogoča.

3. Na koga se nanaša ta politika zasebnosti?

Ta politika zasebnosti je namenjena vsem posameznikom, katerih osebne podatke ZZI obdeluje kot upravljavec osebnih podatkov.

Sem sodijo naslednje kategorije:

• kupci (kontaktne osebe, uporabniki),
• poslovni partnerji,
• dobavitelji,
• potencialni kupci (spletno povpraševanje, kontakti iz dogodkov, sejmov)
• Zainteresirana javnost:
  • Obiskovalci spletne strani

4. Kako pridobite moje osebne podatke?

Osebne podatke lahko pridobimo neposredno od vas (npr. ko nas kontaktirate s povpraševanjem) ali pa posredno (npr. ko nam osebne podatke posreduje naša obstoječa stranka).

Posredovanje osebnih podatkov ni obvezno, razen kadar posredovanje osebnih podatkov zahteva zakonodaja. V kolikor se odločite, da nam osebnih podatkov ne boste posredovali obstaja možnost, da vam določenih storitev ne bomo mogli nuditi (npr. ne moremo odgovoriti na vaše povpraševanje, če nam ne podate kontaktnih informacij). Prav tako, brez določenih osebnih podatkov, ni možna sklenitev pogodbe.

5. Na podlagi katerih namenov obdelujemo osebne podatke?

Namen obdelave	Pravna podlaga	Vrste osebnih podatkov	Rok hrambe
Sklenitev pogodbe in izvajanje obveznosti iz pogodbe, vključno z izvedbo tehnične pomoči	Pogodbeni odnos	Ime in priimek podpisnika pogodbe/zastopnika, ime in priimek, elektronski naslov, telefonska številka kontaktne osebe.	5 let od prenehanja pogodbe Račune se hrani 10 let, skladno z zahtevami davčne zakonodaje.
Nudenje pomoči uporabnikom	Pogodbeni odnos	Elektronski naslov, telefonska številka, ime, priimek kontaktne osebe. V primeru izvedbe tehnične pomoči lahko pride do vpogleda v podatke, ki jih naročnik hrani pri upravljavcu.	5 let od prenehanja pogodbe
Vzpostavitev in nudenje uporabniškega računa	Pogodbeni odnos	Ime, priimek, elektronski naslov uporabnika	5 let od prenehanja pogodbe
Obdelava povpraševanj	Zakoniti interes nuditi uspešno in učinkovito komunikacijo s potencialnimi naročniki	Kontaktni podatki povpraševalca, podatki, ki jih vsebuje povpraševanje	60 dni od priprave odgovora na povpraševanje
Uveljavljanje lastnih pravic oz. zahtev po izpolnitvi obveznosti v uradnih postopkih	Zakon	Podatki, relevantni za sporno zadevo	Ves čas trajanja postopka za uveljavitev pravice oz. zahteve po izpolnitvi obveznosti in še 10 let po izdaji pravnomočne odločbe pristojnega organa

6. Kdaj obdelujemo osebne podatke v vlogi obdelovalca osebnih podatkov?

ZZI kot ponudnik storitev, ki omogočajo digitalizacijo poslovanja, nastopa v vlogi obdelovalca osebnih podatkov v odnosu do svojih naročnikov.

Naši naročniki, glede osebnih podatkov, ki jih obdelujejo s pomočjo naših tehnologij, nastopajo v vlogi upravljavca osebnih podatkov. Posamezniki, katerih osebni podatki se obdelujejo v tem okviru, so se na vsa vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov dolžni obrniti na upravljavca osebnih podatkov – naročnika storitve.

7. Ali moje podatke posredujete tretjim osebam?

Vaše osebne podatke bomo posredovali tretjim osebam, kadar je to nujno potrebno, da se doseže namen obdelave osebnih podatkov.

Tretje osebe vaših osebnih podatkov ne smejo uporabljati v lastne namene, z vsemi pa imamo sklenjeno tudi pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, ki opredeljuje varstvo in obdelavo podatkov.

Tretje osebe, s katerimi delimo vaše osebne podatke:

• Podizvajalci in partnerji ZZI na posameznih pogodbah pri strankah,
• Računovodski servis,
• ZZI dobavitelji/izvajalci za potrebe izvede del,
• Marketinško mailing orodje,
• Ponudnik ticketing sistema v oblaku.

8. Kako varujemo osebne podatke?

Pri ZZI skrbimo za ustrezno varstvo osebnih podatkov, ki jih obdelujemo. V ta namen uporabljamo različne tehnične ukrepe in organizacijske ukrepe, kamor sodijo zlasti:

• omejevanje dostopa do osebnih podatkov na pooblaščene osebe,
• skrbna izbira pogodbenih sodelavcev,
• varovanje poslovnih prostorov, strojne, programske in aplikativne opreme,
• spoštovanje internih aktov in politik, ki določajo načine in omejitve obdelave osebnih podatkov.

ZZI je certificiran za vodenje kakovosti (ISO 9001:2015) in varovanje informacij (ISO/IEC 27001:2013).

9. Kakšne pravice imam v zvezi z obdelavo osebnih podatkov?

V zvezi z obdelavo osebnih podatkov imate naslednje pravice:

• Pravica do dostopa in izpisa osebnih podatkov: zahtevate lahko informacijo ali obdelujemo vaše osebne podatke. Prav tako lahko zahtevate informacije o sami obdelave in zahtevate izpis osebnih podatkov, ki jih vodimo o vas.
• Pravica do popravka osebnih podatkov: v primeru, da so osebni podatki, ki jih vodimo o vas nepopolni oz. napačni, imate pravico zahtevati popravek.
• Pravica do omejitve obdelave osebnih podatkov: pravico imate zahtevati omejitev obdelave – to pravico lahko izvajate v določenih primerih, kot je npr. v času, ko poteka poprava osebnih podatkov. Če zahtevate pravico do omejitve obdelave, bomo vaše osebne podatke začasno prenehali uporabljati, ne bomo pa jih izbrisali.
• Pravica do ugovora obdelavi osebnih podatkov: kadar vaše osebne podatke obdelujemo na pravni podlagi zakonitega interesa ali v primerih izvajanja tržne komunikacije, imate pravico ugovarjati takšni obdelavi.
• Pravica do izbrisa osebnih podatkov: pravico imate zahtevati izbris vaših osebnih podatkov. Izbris osebnih podatkov ni mogoč, kadar obdelava poteka na podlagi pogodbenega odnosa oz. zakona, razen v primerih, ko je že potekel rok hrambe.
• Preklic privolitve: kadar obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi privolitve, lahko privolitev kadarkoli prekličete. Preklic privolitve je brez kakršnihkoli negativnih posledic za vas, možno pa je, da vam zaradi preklica privolitve določenih storitev ne bomo mogli nuditi. Preklic privolitve podate tako da nas kontaktirate na: gdpr@zzi.si.
• Pravica do prenosljivosti podatkov: zahtevate lahko, da osebne podatke, ki jih obdelujemo o vas posredujemo drugemu upravljavcu osebnih podatkov. To lahko izvedemo le, kadar je to tehnično izvedljivo.

V kolikor ste mnenja, da je prišlo do kršitve obdelave osebnih podatkov, imate pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu.

V primeru, da prejmemo zahtevo za uveljavitev pravice, iz katere pa ne moremo zanesljivo ugotoviti identitete posameznika, si pridržujemo pravico, da vas pozovemo na predložitev osebnih podatkov, ki nam bodo omogočali zanesljivo identifikacijo. V primeru, da teh podatkov ne boste predložili, vaše zahteve ne bomo obravnavali.

10. Socialna omrežja

Upravljavec pri svojem delovanju uporablja tudi socialna omrežja in sicer LinkedIn, Facebook in druga. Upravljavec opozarja, da je vsakršna uporaba socialnih omrežij s strani posameznika v celoti odgovornostvsakega posameznika. Socialna omrežja ne delujejo v skladu s politiko zasebnosti upravljavca, temveč po svojih lastnih pravilih zasebnosti. Posameznike pozivamo, da si takšna pravila preberejo pred interakcijo s socialnim omrežjem. V kolikor se posamezniki s pravili zasebnosti posameznega socialnega omrežja ne strinjajo, naj socialnega omrežja ne uporabljajo. Posameznike opozarjamo, da so samostojno odgovorni za kakršnokoli objavo, deljenje objave ali drugo interakcijo s socialnimi omrežji, ki jih izvedejo. Upravljavec ne prevzema nikakršne odgovornosti za aktivnosti posameznika na socialnih omrežjih.

11. Spremembe politike

Pridržujemo si pravico do spremembe te politike zasebnosti. Najnovejša verzija politike bo objavljena na: www.zzi.si/politika-zasebnosti ter www.bizbox.eu/politikazasebnosti.

Verzija: 1.0

Veljavna od: 01.10.2020