Brez EDI eIzmenjave podatkov ni uspešne logistike

Poslovna praksa na področju trgovine je pokazala, da so podjetja z implementacijo EDI procesov pridobila veliko prednosti, ki na globalnem nivoju predstavljajo povečanje prodaje ter rasti tisočih podjetij. Izvajanje postopkov kot so uvoz – izvoz, naročanje, izdaja računov, usklajevanje zalog preko EDI omrežja znatno pohitrijo procese, odpravljajo napake in izboljšajo rezultate poslovanja. Na globalnem trgu so izdelki iz različnih koncev sveta postali stalnica. Zahvaljujoč razvoju komunikacij (EDI, logistična omrežja) in logistike je lahko produkt, ki je na tisoče kilometrov oddaljen, konkurenčen v primerjavi z drugimi v državi. Da bi bilo to mogoče, morajo podjetja pri izvajanju zunanje trgovine upoštevati celovit načrt, ki vključuje digitalno dobavno verigo in prilagoditev logističnih procesov. Enostavne operacije, kot so upravljanje zalog, pošiljanje informacij dobaviteljem, plačevanje računov ali obdelava naročil, so zaradi logističnega EDI nenadoma postale lažje naloge, ki jih opravimo učinkovito, hitro in brez napak...

Če si pogledamo primer potrošniških dobrin, kot so hrana ali zdravila, kjer je nadzor temperature ključni element, hitro ugotovimo, da je tovrsten nadzor in upravljanje tovora osnovni pogoj za uspešno poslovanje, ta pa ni mogoč brez digitalne dobavne verige v logistiki. Digitalna dobavna veriga nam omogoča, da v realnem času spremljamo stanje tovora, shranjujemo pomembne podatke, ki se generirajo med prevozom (menjava voznika ali vozila, stanje temperature, ePodpisi, lokacija…). Na ta način so vsi udeleženi v procesu obveščeni o statusih in aktivnostmi, ki se dogajajo na terenu. Po uspešno opravljeni dostavi, se v trenutku generirajo vsa potrebna poročila in spremni dokumenti, ki so pomembni za nadaljnji življenjski cikel tovora in so na voljo vsem deležnikom.

Poleg sledljivosti temperature, so v logistiki zelo pomembni tudi nekateri drugi dejavniki, katere je potrebno upoštevati:

• Popolna usklajenost podatkov med proizvodnjo in distribucijo/prodajo
• Visok nivo komunikacije med vsemi udeleženci logistične verige (proizvajalec, distributer/prodajalec, prevoznik, skladiščenje, carina…)
• Popolna usklajenost dobavne verige
• Sledljivost blaga v realnem času
• Avtomatska izmenjava spremne dokumentacije
• Beleženja stanja pošiljke (poškodbe, temperatura…)

EDI logistiki za učinkovito komunikacijo

Komunikacija je kot smo že omenili, eden od ključnih dejavnikov za uspešno poslovanje. Na tem področju ima uvedba elektronskega poslovanja pomembno vlogo, saj z uvedbo EDI pospešimo prenos podatkov med deležniki v procesu. Poleg hitrosti se znatno zmanjša število napak in odzivnih časov, ki nemalokrat predstavljajo konkurenčno prednost na trgu vse bolj zahtevnih kupcev.

Če si pogledamo primer iz carine, lahko rečemo, da je izvoz/uvoz uspešen, ko doseže takojšnjo, varno in učinkovito komunikacijo med izvorom in končno destinacijo proizvoda. Prav tako je pomembna komunikacija med proizvajalcem in distributerjem. Če imamo vse podatke na voljo v trenutku ko jih potrebujemo, proces teče hitro in brez zastojev, kar se na koncu pozna tudi na poslovnem rezultatu.

Danes je EDI tehnologija nepogrešljiva v logističnem sektorju in verigah vrednosti, saj omogoča učinkovitejše odnose med deležniki v verigi. Elektronska izmenjava podatkov omogoča pošiljanje in prejemanje vseh vrst dokumentov v poslovnih transakcijah na varen in hiter način.

S popolno integracijo v zaledne sisteme (ERP, WMS, TMS, DMS…) lahko preidemo v brezpapirno poslovanje brez občutne spremembe v poslovnem procesu, saj nam integracija omogoča, da delamo tako kot do sedaj, le v ozadju se izvajajo digitalni procesi, ki direktno ne vplivajo na način dela. Tukaj želimo izpostaviti dejstvo, da prehod na EDI poslovanje ni »boleče« v smislu, da nam postavi vse na glavo. Vse prevečkrat slišimo komentarje, da je elektronsko poslovanje komplicirano in neprimerno za to in ono podjetje, v praksi pa je ravno nasprotno. Ko se v podjetju enkrat vzpostavi elektronsko poslovanje prihaja do vprašanja: »Zakaj tega nismo storili že prej«.

Kakšen je končni rezultat uporabe EDI v logistični verigi?

Fleksibilnost in hitrost: rešitve EDI omogočajo avtomatizacijo notranjih procesov upravljanja, kot so generiranje, pošiljanje in beleženje vseh elektronskih dokumentov/transakcij v poslovnem procesu. Interakcija z zalednimi sistemi omogoča, da se naročila, obvestila o odpremi, elektronski računi, naročilnice, dobavnice itd., avtomatsko evidentirajo ter obdelajo brez interakcije človeka.

Odprava napak: zmanjšajte število napak z avtomatizacijo vnosa in posredovanja podatkov pri kreiranju ključnih dokumentov v vašem podjetju.

Standardizacija: izmenjava elektronskih informacij preko EDI uporablja standardiziran jezik, ki strukturira sporočilo med pošiljatelji in prejemniki. Z uporabo skupnega jezika (standarda, formata) različni informacijski sistemi med seboj komunicirajo brez tehničnih ali »jezikovnih« ovir, saj standardizacija skrbi, da se ob vsakem trenutku vsi udeleženi v procesu nedvoumno razumejo.

Obveščenost in informacije v realnem času: v EDI procesu so informacije na voljo v vsakem trenutku. Na ta način se lahko izognemo zamudam pri postopkih kot so odprema, prejem blaga, prejem računa ali dobavnice. Prav tako, je informacija v trenutku na voljo vsem udeleženim v procesu, saj ni dokumenta v fizični obliki, ki bi ga bilo potrebno odnesti npr. v skladišče ali glavno pisarno.

Vse informacije na enem mestu: če si pogledamo primer operaterja v prometni pisarni, lahko rečemo, da ima vse informacije na voljo v vsakem trenutku, saj se lahko podatki preko EDI omrežja enostavno povežejo v zaledni sistem, s katerimi operater nadzira operacije na terenu. Tako lahko združuje vse operacije po morju, kopnem ali zraku v istem komunikacijskem toku.

Carina: pri carinskih postopkih sta natančnost in hitrost ključnega pomena. EDI racionalizira in zagotavlja varne upravne postopke, ki se izvedejo na najhitrejši možen način. V primeru ladijskega tovora, se lahko podatki elektronsko prenesejo v carinski sistem države prejemnice, že ob samem začetku, lahko tudi več tedenske poti. Carinski postopek nemudoma steče, kar pomeni, da se prenos blaga ob prispetju v luko lahko prične brez zamudnega čakanja na zaključek carinskega postopka.

Načrtovanje oskrbovalne verige: v primeru pokvarljivih proizvodov, je to upravljanje bistveno, saj so roki uporabe pokvarljivih izdelkov običajno zelo kratki. Ker so obdobja za manipulacijo krajša, mora biti produkt dobro nadzorovan. Na tem področju ima EDI veliko možnosti za stalen nadzor, ki načrtovalcu verige vrednosti veliko pomaga pri načrtovanju vsakodnevnih aktivnosti.