Uvedba sprejema eRačunov v podjetju MERKUR trgovina

Podjetje MERKUR trgovina, d. o. o., je vodilni slovenski trgovec z izdelki za opremo doma, vrta in delavnice s 120-letno tradicijo. Obsega 23 trgovskih centrov Merkur in spletno trgovino https://www.merkur.si/ s pestro ponudbo izdelkov za gradnjo, obnovo in vzdrževanje, zabavo, udobje in kakovostno bivanje. Podjetje je zanesljiv poslovni partner številnim mojstrom, obrtnikom in podjetjem. Merkur ima 1.436 zaposlenih in več kot 230 mio EUR prihodkov letno.

Sistem eRačuni so uvedli v letu 2018

Merkur ima več kot kot 800 dobaviteljev iz Slovenije in tujine, zato je ekipa 12 zaposlenih izvajala zajem računov v ERP in likvidacijo. Mesečno prejemajo 26.000 računov za nakup blaga in opravljene storitve.

Glavni vzrok za uvedbo sistema eRačuni je bila optimizacija stroškov poslovanja. Prejem računov, razporejanje, skeniranje, likvidacija, hramba in iskanje po arhivih so bili zamudni in neoptimalni. Prav tako pa so že zaznali zahteve poslovnega okolja – nekateri dobavitelji Merkurja so že poslovali z eRačuni.

Izzivi

Osrednji izziv je bila vzpostavitev eIzmenjave in zagotovitev procesa za prejem, obdelavo in hrambo eRačuna v obliki, ki bo zagotavljal varnost, zanesljivost in zakonsko skladnost.

Merkur se je seznanil z različnimi standardi in tehnologijami ePoslovanja, različnimi ponudniki ePoti. Odločali so se tudi za prevzem in obdelavo PDF računov z OCR, kar so kasneje ovrgli, saj za njih ni optimalna izbira.

Potek uvedbe eRačunov (oktober 2018–maj 2019)

Večina dobaviteljev Merkurja deluje na slovenskih tleh, kar je pomenilo, da večinoma že vsi uporabljajo slovenski standard eSlog, ki se uporablja tudi za eIzmenjavo eRačunov z javno upravo vse od leta 2015.

Ker pa podjetja še niso bila pripravljena na novi eSlog 2.0 (v polno uporabo naj bi prišel šele s 1. 10. 2020), so se odločili za eRačun v strukturirani obliki eSlog 1.6.1 z obveznimi prilogami (vizualizacija, podpisane dobavnice).

Vzpostavitev eIzmenjave EDI in storitve certificriane eHrambe.si so sklenili z ZZI, saj jim je omogočal vse zahtevane storitve in možnost izvajanja tehnične kontrole (skladnost s standardom) ter transformacije iz eSloga 2.0 ter EANCOM 1997 „INVOIC:D:96A:UN“.

Od maja 2019 dalje poteka postopno vključevanje pridobivanja eRačunov dobaviteljev skupaj z aktivnostmi, ki jih izvajajo tako v podjetju Merkur kot v ZZI.

Učinki oz. pričakovanja pri poslovanju podjetja

Merkur je ob uvedbi prejema eRačunov optimiziral stroške poslovanja (letno cca 20–30 % prihrankov glede na prejšnje stanje) in občutno skrajšal čas za likvidacijo računov z uvedbo eRačunov dobaviteljev, ki kumulativno obsegajo 75 % vseh računov.

Zaključek

• Nižji stroški za podjetje
• Hitrejša likvidacija računov
• Delo lahko poteka na drugih lokacijah, ni potrebna fizična prisotnost
  
• Varovanje narave (ni več papirnih računov)
• Ni več zamudnega iskanja dokumentov v fizičnem arhivu
• Enostavnejša kontrola dostopa do podatkov in revizijska sled v eHrambi
• Uvedba e-računa pozitivno vpliva na poslovanje podjetja in (poslovnega) okolja. Zato intenziviramo pridobivanje e-računov in smo zagovorniki zakonsko obvezne izmenjave e-računov za B2B.

Oglejte si Merkur trgovina - študija primera uvedbe eRačunov z bizBox