Varna izbira za eNaročanje, znotraj poslovno-informacijskega sistema

Ali veste, koliko vas stane napaka pri vnosu napačnega podatka? Poročilo svetovno znanega analitičnega podjetja IDC (International Data Corporation) navaja, da nas stroški človeških napak na letni ravni stanejo od 400 EUR naprej. To je podatek za eno zaposleno osebo. Dodati moramo še stroške dela – iskanja, preverjanja in popravljanja napak (popravki računov, vračila, ponovno urejanje dokumentacije itd.), s tem pa se stroški še dodatno povečajo.

Pravilo 1-10-100 navaja naslednje: preverjanje natančnosti podatkov na mestu vnosa stane 1 EUR; urejanje ali popravljanje podatkov, ki so že zapisani (shranjeni), stane 10 EUR; če ob napaki ne ukrepamo, pa lahko strošek po zapisu znaša tudi 100 EUR ali več.

Glede na dejstvo, da se količina podatkov vsak dan povečuje, se moramo vprašati: Koliko časa je še smiselno, če sploh, vztrajati pri ročnem vnašanju in obdelovanju podatkov?

Pri ročni obdelavi podatkov in vnašanju le-teh se pojavljajo 4 ključna področja, pri katerih imamo izzive:

1. Stroški zamud
Ročno vnašanje podatkov in informacij lahko vzame veliko časa, še zlasti če je treba podatke vnesti v več sistemov hkrati. Na tem mestu moramo razmisliti o naših zmožnostih odločanja pri izpolnjevanju naročil ali naročanju zalog. Natančni podatki so ključni za nadaljnje poslovanje in ohranjanje dobrega odnosa s stranko.

2. Stroški zaradi slabih podatkov
Tipični izziv na področju podatkov, s katerim se srečujemo vsak dan, je njihova kakovost. Primeri slabe kakovosti podatkov so na primer: dodelitev napačnih vrednosti, nesmiselnih popravkov oz. vnosov ali privzetih vrednosti. V veliko primerih je tisti prvi podatek, ki se nam pojavi v polju, »čuden«, kar lahko ustvari neskladja v želenem izhodu. Lahko je plod slabega izobraževanja, včasih pa tudi nevestnega delovanja osebe, ki je podatke obdelovala. Končni rezultat je, da je treba podatke urediti, to pa pomeni izgubo časa in denarja.

3. Finančni stroški
Kot smo že omenili, je strošek vnašanja podatkov vse večji. Predpostavimo, da traja postopek vnosa v povprečju od dve do štiri minute. V tem času lahko opravite postopek, kot je posodabljanje računa, inventarnih številk ali beleženje transakcije. Za manj usposobljene ali izkušene bi bil ta čas lahko še daljši. Za obdelavo 30 dokumentov v povprečju porabimo 80 minut, če to pomnožimo z 21 (povprečno število delovnih dni), dobimo 1.701 min/mesec. To je približno 28 ur dela. Veliko bolj smiselno bi bilo, če bi ta čas porabili za naloge z večjo dodano vrednostjo. Se strinjate?

4. Izguba osredotočenosti na ključne naloge
Če ročni vnos podatkov ni ena glavnih nalog podjetja, lahko zaposlene odvrne od opravljanja drugih pomembnih dejavnosti. To lahko samo po sebi dolgoročno škodi organizaciji, saj lahko ciljno prizadevanje za dosego strateških ciljev drastično upade.

Koliko časa oz. denarja porabimo pri vnašanju in pregledovanju podatkov?

Ko dokument prispe v podjetje, ga je treba pregledati, razvrstiti in nato ustrezno vnesti v sistem. V tem primeru se bomo posvetili času za vnašanje dokumenta – računa, ki ga v povprečju potrebuje nekdo, ki je vešč tipkanja in dela z računalnikom. Omenili smo, da za vnos 30 dokumentov potrebujemo približno 80 minut.

V primerjavi z elektronskim vnašanjem podatkov je to popoln nesmisel, saj pri avtomatski obdelavi podatkov s pomočjo omrežij EDI/RIP in eIzmenjave lahko prejmemo, obdelamo in primerno shranimo (vložimo) v hipu tudi več sto dokumentov, pri tem pa nam ni treba skrbeti za napake, ker se te, če bi do njih prišlo, že sistematično odpravijo. To vam zagotavlja popolno varnost na področju kakovosti podatkov, s katerimi operirate.

Po podatkih raziskave AIIM je 68 % udeleženih v raziskavi navedlo, da bo zaradi same hitrosti poslovanje na papirju v naslednjih nekaj letih nesprejemljivo, 46 % pa jih je izjavilo, da je bila ukinitev papirja največje izboljšanje produktivnosti za večino njihovih poslovnih procesov.

eNaročanje – prihodnost agilnega poslovanja

Zelo hitra in enostavna analiza vašega poslovanja vam bo pokazala, da je prihranek z uvedbo elektronske izmenjave podatkov in s tem povezanega elektronskega naročanja v vseh primerih superioren zastarelemu načinu obdelovanja in vnašanja podatkov.

V obdobju poslovanja, ko se na vseh področjih optimizirajo notranji procesi poslovanja, ti pa se nato »prenesejo« na partnerje, je ključno, da smo hitri in agilni pri naših odločitvah. Da bi imeli tako možnost odločanja, pa je treba postopno, vendar učinkovito digitalizirati procese. Na tem področju so na samem vrhu pomembnosti elektronska izmenjava, obdelava in arhiviranje podatkov, ki so osnova za poslovanje v prihodnosti vseh podjetij, ki stremijo k učinkovitosti in doseganju najvišjih ciljev.

Ključne prednosti eNaročanja

Zmanjšanje stroškov

Stroške je mogoče zmanjšati s povečanjem obsega obdelav, strukturiranimi odnosi z dobavitelji in z uporabo notranjih izboljšav sistema za zmanjšanje porabe časa, ob tem pa izboljšati kakovost in uspešnost poslovanja z dobavitelji. eNaročanje odpravlja dokumentacijo, dodatna dela in napake.

Vidnost porabe

Centralno sledenje transakcij omogoča popolno poročanje o zahtevkih, kupljenih artiklih, postopkih naročil in izvedenih plačilih. Prednosti eNaročanja in elektronska obdelava naročil zagotavljajo skladnost z obstoječimi pogodbami, ki so trenutno v veljavi.

Višja produktivnost

Stranke lahko pridobijo želene izdelke iz kataloga artiklov, ki je bil predhodno usklajen prek elektronske izmenjave podatkov. V tem primeru sta povpraševanje po artiklih in njihovo naročanje poenostavljena, kar zagotavlja hitrejšo in bolj pregledno izvedbo. Osebje, ki je zadolženo za proces naročanja, pa se lahko osredotoči na naloge, kot sta strateško planiranje in izboljšanje odnosov z dobavitelji.

Boljša kontrola

Standardizirani postopki odobritve in formalni delovni postopki (s tujko »workflow«) zagotavljajo, da se pri vsaki transakciji uporabljajo primerna pooblastila, ki se nanašajo na obstoječe pogodbe. Skladnost s politiko je izboljšana, saj lahko uporabniki hitro najdejo izdelke in storitve odobrenih dobaviteljev, ne morejo pa opravljati napačnih oz. nepredvidljivih nakupov.

Vaš zanesljiv partner v svetu elektronskega naročanja – bizBox

Ko govorimo o procesih, kot je eNaročanje, je zelo pomembno, da imate ob sebi partnerja, ki obvlada vsa ključna področja ePoslovanja. V tem segmentu se srečujemo s pojmi, kot so varnost, standardi, procesi, povezovanje, arhiviranje elektronskih podatkov, zato prav hitro lahko dobite občutek, da gre za nekaj kompleksnega, in v tem primeru imate prav.

Obvladovanje tovrstnih procesov je področje, ki zahteva veliko znanja, izkušenj in uporabo najnovejših tehnologij. Le napredna znanja, dolgoletne izkušnje in pametna uporaba tehnologij vam lahko zagotavljajo, da bo vaše poslovanje potekalo veliko bolje, še zlasti glede hitrosti, fleksibilnosti in stroškovne učinkovitosti.

bizBox kot zanesljiv partner elektronskega naročanja

Prednosti eNaročanja je mogoče v celoti uporabiti v trenutku, ko so za ta namen vzpostavljeni sistemi, ki nam zagotavljajo funkcionalnosti, te pa so ključne za učinkovito izvajanje procesov od naročila do računa. Znotraj sistemov so potrebni standardi, ki nam zagotavljajo preglednost in jasnost na vsaki stopnji procesa na eni strani, ter visoko povezljivost in kompatibilnost na drugi. Na samem vrhu pa sta seveda varnost in zanesljiva povezljivost z zagotavljanjem visoke stopnje šifriranja podatkov po najnovejših protokolih za varno komunikacijo z vsemi partnerji v procesu.

Uvedba eNaročanja EDI je možna z integracijo storitev bizBox EDI v obstoječe aplikacije podjetja, kar omogoča popolno avtomatizacijo poslovanja s partnerji, sledljivost in nadzor nad izmenjavo eDokumentov v obstoječi aplikaciji.

Za vsa tista podjetja, ki v svojih poslovnih aplikacijah nimajo podprtih eDokumentov, ki nastopajo v procesu eNaročanja, pa bizBox ponuja možnost uvedbe EDI z uporabo portalne rešitve bizBox EDI WEB.

Vključevanje partnerjev v proces eNaročanja EDI

Storitve bizBox EDI zagotavljajo povezljivost s partnerji ne glede na standard in način komunikacije, ki ga v podjetju uporabljate vi ali vaš partner. eDokumente v procesu eNaročanja lahko s partnerji izmenjujete v eSLOG 2.0, ki je najbolj razširjen standard za tipe eDokumentov v Sloveniji ali katerem koli standardu EDI, ob sami izmenjavi pa storitve bizBox EDI dokumente transformirajo v standard partnerja in obratno.

Podjetje bizBox je v samem vrhu po kakovosti izvajanja procesov eNaročanja

Obvladovanje vseh pomembnih standardov:

• eSLOG 2.0
• EDIFACT
• GS1
• CEN
• UBL
• ODETTE
• Standard po meri

Povezave na vsa pomembna omrežja: bizBox omogoča povezljivost z drugimi ponudniki EDI, drugimi omrežji izmenjave in specifične povezave AS2, OFTP, OFTP2.