Miti in resnice o eRačunih

eRačuni nimajo velike koristi v računovodstvu.

eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva.

Več:

eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva –

omogočajo avtomatizacijo postopkov za nadaljnjo obdelavo teh

dokumentov. Olajšajo komunikacijo in izmenjavo dokumentov med podjetji

in računovodji. Tako računovodjem, kot tudi uporabnikom storitev v

oblaku omogočajo delo kjer koli in kadar koli, zato lahko delamo in

dostopamo do vseh podatkov in dokumentov in imamo takojšnji pregled nad

poslovanjem. Ob upoštevanju varnostnih ukrepov je možnost izgube

dokumentov majhna.

Enostaven uvoz eDokumentov v oblačno platformo računovodskim servisom

omogoči tudi lažje sodelovanje s strankami, ki uporabljajo druge

programske rešitve, na primer tudi take, ki so povsem prilagojene

njihovi dejavnosti. Izboljša se optimizacija poslovanja:

• elektronska izmenjava podatkov odpravi podvajanja dela,

• zmanjšajo se možnosti nastanka dodatnih napak pri ročnih vnosih, ker ni dvojnega vnosa podatkov in dokumentov,

• računovodske storitve so lahko opravljene hitreje, učinkoviteje, bolj natančno in brez tipkarskih napak.

S tem načinom se optimizira delo do te mere, da podjetniki in

računovodje sočasno uporabljajo program, kar zniža ceno računovodskih

storitev. Stroški pisarniškega materiala so zanemarljivi, več sredstev

se lahko nameni posodabljanju računalniške opreme.

Ko potegnemo črto, je denarni prihranek računovodstva v oblaku predvsem

na strani stranke, za ponudnike računovodskih storitev pa se to kaže v

prihrankih časa, večji praktičnosti in produktivnosti dela.

Prihranite čas in stroške. Skenirane dokumente enostavno vložite v oblak

in s tem dostava dokumentacije računovodji v papirni obliki več ne bo

potrebna. Poročanje poslovodstvu o poslovanju podjetja bo bolj

interaktivno, poslovodstvo pa bo lahko sprejemalo hitrejše in boljše

odločitve za poslovanje svojega podjetja.

 

eRačuni so predragi in jih je težko uvesti.

Z uporabo eRačunov lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov (do 80 %).

Več:

eRačuni so tudi vir priložnosti za mala in srednje velika podjetja.

Veliko ljudi meni, da je uvedba eRačunov zelo draga. Vendar temu ni

tako, še posebej, ker se večina od nas ne zaveda, koliko nas stanejo

naši trenutni postopki kreiranja in pošiljanja eRačunov. Težko je

oceniti, če upoštevate vse neposredne, posredne in skrite stroške.

Številna podjetja mislijo, da so eRačuni draga in zapletena tehnologija

za implementacijo.

Ekosistem bizBox predstavlja integrirano točko ePoslovanja za več kot 50

poslovnih sistemov (ERP in DMS sistemi), ki jih uporablja več kot 90 %

vseh slovenskih podjetij. Z uporabo eRačunov na pošiljanju in

prejemu, lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov do 80 %

z zmanjšanjem števila človeških napak, izkoreninjenjem ročnega vnosa

podatkov, pospeševanjem plačilnih ciklov in zagotavljanjem skladnosti; vse to pa hkrati varuje okolje z odpravo staromodne obdelave papirnatih računov.

Ne glede na to, ali vam dobavitelji pošiljajo svoje račune prek

e-poštnih priponk PDF in Word datotek, papirja ali faksa, boste z

uporabo eRačunov samodejno dostavili strukturirane podatke s

100-odstotno natančnostjo, samodejno uvožene v vaš ERP ali sistem za

finance in računovodstvo, kar vam bo omogočilo, da boste od prvega dne

dalje poslovali brez papirja in brez dotika. Ne samo, da boste

prihranili čas, olajšali boste tudi sledenje prilivov in odlivov

denarja. Obstajajo določeni stroški implementacije in zaračunavanja

mesečnih stroškov za eRačune. Glede na doseženo učinkovitost izdajanje

eRačunov zmanjša neto stroške. Prihranjeni čas se lahko uporabi za več

dejavnosti z dodano vrednostjo, kot je prodaja ali finančna analiza.

Pravzaprav lahko v mnogih primerih, če je na voljo preprosto orodje za

poročanje, začnete uporabljati eRačune v nekaj minutah!

Res je, da so bili projekti uvedbe elektronskega fakturiranja včasih

zapleteni in dragi, vendar danes ni več tako. Ravno nasprotno: eRačuni

postajajo bolj naravni od papirnih računov. Programska oprema za

fakturiranje postopoma integrira elektronsko fakturiranje v svoje

osnovne funkcije. Prodaja programske opreme za izdajanje računov brez

eRačunov je vedno bolj enaka prodaji avtomobila brez servo volana.:

nepredstavljivo.

 

eRačuni so primerni le za velika podjetja.

Uporaba eRačunov je ustrezna za podjetja vseh velikosti.

Več:

Pred leti, ko se je eRačun pojavil, to ni bila rešitev, ki bi jo lahko

sprejela podjetja vseh velikosti. V preteklosti so se za izdajanje

eRačunov odločala podjetja z večjim številom izdanih računov, predvsem

pa se je uporaba povečala z uvedbo ePoslovanja v oskrbovalnih verigah v

industriji in trgovini.

To dojemanje se je ohranilo še do danes, ko ljudje še vedno mislijo, da

je eRačun samo za velika (trgovska) podjetja. Vendar pa so današnje

tehnologije in rešitve zelo različne, zaradi česar je eRačune enostavno

in stroškovno učinkovito implementirati, zato so primerni za podjetja

vseh velikosti.

Učinkovitejša obdelava računov omogoča prihranek časa, minimizira napake

in zagotavlja boljši nadzor nad stroški za vse izdajatelje in

prejemnike eRačunov.

Račun v PDF obliki je eRačun.

Ni res. Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani elektronski

obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno programsko

opremo kupca brez človeškega posredovanja.

Več:

Ko se omenja eRačun, veliko ljudi domneva, da pošiljanje računov kot

priponka v PDF obliki po e-pošti predstavlja eFakturiranje, vendar to ni

res. Postavite si vprašanje, kaj je mogoče storiti z računi, ki jih

prejmete po e-pošti kot priponko v PDF-ju. Nekatera podjetja dokumente v

PDF-ju natisnejo in jih ročno obdelajo, kot da bi jih v papirni obliki

prejeli po pošti. Drugi pošljejo PDF dokumente v sisteme za skeniranje,

ki ne morejo zagotoviti 100-odstotne natančnosti, čas in trud pa se

porabita za ročno pregledovanje optično prebranih slik.

PDF računi, poslani po elektronski pošti, niso pravi elektronski računi.

Podatke iz PDF računov morate ročno vnesti oziroma prepisati v poslovno

programsko opremo. Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani

elektronski obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno

programsko opremo kupca brez človeškega posredovanja.

Celotni postopek preprosto nadomesti poštno storitev z elektronsko

dostavo: e-pošto. Seveda e-pošta prihrani dan ali dva pri pošti, strošek

žiga in čas, ki je potreben za objavo dokumenta. Lahko celo potrdi

prejem računa, tako da ni več izgovorov, da bi se račun izgubil po

pošti. Omenjeni postopek je le elektronska dostava starega papirnatega

računa, ki ob nekaterih prednosti dostave vašemu podjetju ali vašim

strankam pravzaprav ne ponuja veliko. Še vedno morajo razložiti račun,

ugotoviti, ali ga je mogoče plačati in nato sprožiti plačilo; proces, ki

zahteva čas in je lahko nagnjen k napakam.

eRačunov ni smiselno arhivirati.

Slovenska zakonodaja določa, da je račune treba hraniti v izvirni,

papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na

razpolago.

Več:

Račune je treba hraniti v izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v

kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Večino računov in tudi že

celo vrsto dokumentov lahko shranjujemo v elektronski obliki. Če jih v

e-obliki ne dobimo, jih lahko od dobaviteljev zahtevamo. Če to ni

mogoče, si še vedno lahko pomagamo s skeniranjem.

Katere dokumente moramo hraniti in koliko časa, je odvisno od tega, za

kakšne vrste dokumentov gre. Nekatere smo zakonsko dolžni hraniti, saj

jih moramo ob zahtevi državnega organa predložiti v pregled. Nekatere

moramo hraniti v lastno dobro, saj se tako izognemo zahtevi po

dvakratnem plačilu iste terjatve, če denimo izdajatelj računa trdi, da

smo ga že plačali, ker ga sam v svoji evidenci ne najde. Nekateri pa so

pomembni zaradi uporabe storitve ali izdelka. Ker so s temi različnimi

rabami povezani tudi različni roki hrambe, je ustvarjanje relevantnega

in hkrati po obsegu zmernega domačega arhiva lahko dober izziv za

redoljubne in previdne.

Vzpostavitev eRačunov zahteva posebno tehnično znanje.

Razvoj tehnologij in rešitev je uporabnikom olajšal prehod na

e-poslovanje, ki se ga lahko vklopi v nekaj minutah brez večje

računalniške pismenosti.

Več:

Večina finančnih ali poslovodnih rešitev že omogoča pripravo in

pošiljanje eRačunov preko ponudnikov varnih ePoti (npr. bizBox, banke,

…), s čimer so omogočili svojim uporabnikom izdajanje eRačunov na njim

poznan način. Račun pripravijo in knjižijo v svoji aplikaciji, ob

zaključku pa namesto klik na »Natisni račun« kliknejo na »Pošlji

eRačun«, za vse ostalo poskrbi ERP (programska rešitev) in ponudnik

eIzmenjave.

Napredni ponudniki eIzmenjave ponujajo tudi dostope do elektronskih

imenikov, kjer lahko uporabnik preveri komu lahko pošlje eRačun in od

koga ga lahko prejme.

Tehnično znanje za pripravo in pošiljanje eRačunov tako ni več potrebno,

saj je razvoj tehnologij in rešitev uporabnikom olajšal prehod na

elektronsko poslovanje, ki se ga lahko vklopi že v nekaj minutah brez

večje računalniške pismenosti.